روند صدور احكام بازنشستگان از بایگانی های نمور تا سیستمی شدن احكام
خاتون یار: صدور حكم بازنشستگی، برقراری و تامین حقوق بازنشسته را باید از مهم ترین و اساسی ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست. از سویی دیگر طی دهه های گذشته و در قالب ماموریت های صندوق بازنشستگی كشوری، یكی از مهم ترین سیاست های این صندوق، «تسریع و تسهیل پروسه صدور احكام» افراد تحت پوشش بوده است.
به گزارش خاتون یار به نقل از ایسنا، نظر به اهمیت این موضوع، ثبت و مستندسازی تجربه های موجود در حوزه صدور احکام بازنشستگی در دستور کار موسسه راهبردهای بازنشستگی صبا (نهاد پژوهشی صندوق بازنشستگی کشوری) قرار گرفت تا از این رهگذر، امکان بازخوانی و کسب «تجربه مدیریتی» از این تصمیم فراهم آید. مجموعه این تجارب، در چارچوب کتابی با عنوان «تسهیل صدور حکم بازنشستگی؛ مستندسازی یک تجربه»، انتشار یافته است.
مسعود کسرایی نژاد نویسنده این کتاب می گوید: حکم بازنشستگی در واقع برگه ای است که به پاس چندین سال خدمات سازمانی فرد به او تقدیم می شود. شاید اینطور به نظر برسد که این حکم تنها برگه کاغذی است که اطلاعاتی نظیر کد ملی و نام فرد را با خود دارد؛ اما از نگاه شخص بازنشسته، حرف به حرف این حکم یادآور هزاران خاطره تلخ و شیرین از یک عمر کار و تلاش است. نگاهی که با لبخندی تلخ یا شیرین هم راه است و گاهی ممکنست به افسوس سال های دوری که دیگر باز نمی گردند، آهی از دل برآورد.
کسرایی نژاد با اشاره به اینکه صدور حکم بازنشستگی، برقراری و تامین حقوق بازنشسته را باید از مهم ترین و اساسی ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست، تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی کشوری را به چهار دوره تقسیم کرد و توضیح داد:
نخست «دوران قبل از سازمان» که انجام امور در اداره کل بازنشستگی یا «اداره تقاعد» پیگیری می شد. در این دوران، پرونده اشتغال و بازنشستگی افراد هر دو در یک سازمان بوده و در زمان بازنشستگی بعد از ارسال درخواست از طرف دستگاه، پرونده از اداره ای به اداره دیگر (تقاعد) منتقل می شود؛ نوپایی مبحث بازنشستگی، عدم استقلال اداره در امور مالی، عدم وجود فرآیندهای نظارتی دقیق، حاکمیت سیستم مبتنی بر اعتماد و تعداد کم بازنشستگان را می توان از خاصیت های مهم آن زمان دانست، خاصیت هایی که منجر به فشار کاری پایین در برقراری شده و دغدغه ها را به سمت دیگر مسائل سازمانی هدایت می کردند.
دوران دوم نیز «عصر تشکیل سازمان بازنشستگی کشوری» است. با تبدیل اداره کل به سازمان و استقلال دستگاهی آن فرآیندها متحول و ساختار منسجم تری ایجاد می شود. صدور حکم بطور رسمی بعنوان یکی از وظایف سازمان تعریف شده و با توجه به این که حکم مبنای پرداخت حقوق است، اهمیت تامین منابع مالی برجسته می شود. به دنبال افزایش توجهات به تامین مالی، مسئولین سازمان نسبت به شفافیت در کسور دریافتی حساس شدند و نظارت بر این حوزه افزایش می یابد. صدور احکام در این دوران فرآیندی دستی دارد، دستگاه هنگام بازنشستگی طی نامه ای بازنشستگی فرد را به سازمان ابلاغ می کند و همراه با آن پرونده اشتغال فرد با کلیه مدارک (ریز و درشت) شامل مستندات هویتی، سوابق تحصیلی، احکام سالانه، مرخصی ها، ترک خدمت و... به وسیله پست برای سازمان ارسال می شود.
پرونده های فرسوده و آلوده، بایگانی های نمور زیرزمینی و بایگان های بیمار، مشکلات اطلاع رسانی به دستگاه ها (خصوصا واحدهای زیرمجموعه در شهرهای دور)، زمان بر بودن ارسال پرونده و بررسی مستندات و صدور حکم، هزینه بالای ارسال پرونده به تهران، رفت وبرگشت های گوناگون پرونده میان سازمان و دستگاه به سبب نقص مدارک از مهم ترین مشکلات این دوران به شمار می آیند. قالب حکم بازنشستگی توسط سازمان اداری و استخدامی تهیه و فرم آن توسط دستگاه ها تکمیل می شوند.
کارشناسان سازمان بعد از انجام محاسبات و بررسی مستندات ارسالی در صورت تائید حکم را امضا و به مقام بالادستی (برای امضای نهایی) ارجاع می دهند. برقراری در این دوران چند ماه و در بعضی موارد بیش از یک سال طول می کشد. علاوه بر مشکلات ارتباطی، ساختار اجرایی نیز کاملا مبتنی بر عملکرد فرد بود و گاهی به خاطر کم دقتی کارشناسان، پرونده چندین بار میان دستگاه و صندوق جابه جا می شود، حال اگر فردی در دوران اشتغال خود با چند دستگاه همکاری داشته باشد، سرنوشت صدور حکم او معلوم نبود چه می شد و چقدر زمان می برد.
دوران سوم را باید «عصر تحولات» نامید. مقطعی که می توان مهم ترین تحول آنرا انتقال حساب ها از خزانه به سازمان برشمرد، اقدامی که با ایجاد استقلال اداری در امور مالی و امکان کنترل دریافت و پرداخت ها تأثیر شگرفی بر شفافیت مالی، محاسبات حقوق بازنشستگی و کوتاه شدن مدت برقراری داشت.
اما تغییرات این عصر محدود به این تحول نمی گردد و ریشه آنرا می توان در ساختار فکری نوین مدیریت ارشد سازمان پیدا کرد؛ تفکری که با دغدغه سازمانی و به دور از هرگونه سیاسی کاری به نیروهای زیرمجموعه اعتماد کرد و از شنیدن هر ایده ای که به پویایی سازمان بیانجامد، استقبال می کند.
به دنبال همین ایده پذیری، مرور خلاصه پرونده (پوشه پرونده) مطرح و مصوب می شود که دستگاه ها بجای ارسال کل پرونده، تنها مدارک ضروری را ارسال نمایند (اینجا تقویت تعامل با دستگاه ها و اطلاع رسانی نقش ویژهای دارد). کارشناسان اجازه می گیرند تا در صورت اشتباه بودن رقم حقوق محاسبه شده توسط دستگاه (تا حد معینی) بجای برگرداندن پرونده، رقم را اصلاح کنند.؛ در ادامه برای کاهش فشار کاری نمایندگانی از سازمان به دستگاه ها مأمور می شوند تا بجای ارسال صدها پرونده به تهران، بررسی ها در محل انجام شوند. به مرور نمایندگی های استانی شکل می گیرند و ضمن کاهش ارتباطات اضافی و پرهزینه میان استانها با تهران، متوسط مدت زمان برقراری به زیر یک هفته می رسد تا دوران طلایی خودرا به ثبت برساند.
عصر چهارم اما در ادامه تحولات شکل می گیرد. همکاری با سازمان برنامه و بودجه در ثبت اطلاعات روی نوارهای مغناطیسی بزرگ آن زمان و ورود سیستم به بدنه سازمان (همزمان با تشکیل نخستین نمایندگی ها)، تغییر کاربری و ایجاد شرکت تخصصی برای پشتیبانی امور کامپیوتری و نرم افزاری، تهیه برنامه پارادوکس بعنوان بایگان اطلاعات و بهبود اطلاع رسانی به دستگاه ها از دیگر خاصیت های این دوران است. پارادوکس پایه اطلاعاتی نظام جامع صدور احکام کنونی را به وجود می آورد.
یک طبقه از ساختمان صندوق به ثبت اطلاعات اختصاص می یابد و کارشناسان تحت نظارت سرگروه برای ثبت سیستمی مشغول می شوند. از خارج سازمان نیز نیروی کمکی به کار گرفته می شود و حتی دستگاه ها برای ثبت اطلاعات مراجعه می کنند. در این دوران، با تقویت زیرساخت های سختافزاری و نرم افزاری ارتباط با استانها بر اساس ویندوز و بعدها وب، شکل می گیرد. کمی بعدتر با ایجاد و تقویت نظام جامع صدور احکام، پروسه صدور حکم سیستمی می شود، دوره های آموزشی برای کارشناسان صندوق و دستگاه ها برگزار می گردد و دستگاه ها با دریافت نام کاربری امکان ثبت مستقیم اطلاعات را پیدا می کنند.
خاصیت دیگر سیستمی شدن صدور احکام در این دوران کنترل خطاهای سیستمی است؛ تیمی از کارشناسان مشغول تبدیل قوانین و مقررات به کدهای سیستمی می شوند تا نظام جامع احکام هوشمند خطاهای انسانی را تا حد ممکن کم کند. بااینکه برخی معتقدند این هوشمندسازی منجر به طولانی شدن مدت برقراری می شود و در بعضی موارد لازم است انعطاف پذیری سیستم تقویت شود، اما مبنای قانونی و اتکای به شفافیت را می توان مهم ترین اصل این نظام دانست.
به گزارش اداره کل روابط عمومی و امور بین الملل صندوق بازنشستگی کشوری، در حوزه برقراری نیز بااینکه هوشمندسازی و توسعه تکنولوژی منجر به بهبود کلی فرآیندها و نتایج شده است، اما هنوز فردمحوری ادامه دارد، برخی دستگاه ها و استانها نیازمند تقویت مواردی همچون نیروی انسانی خود هستند.
عصر سیستماتیک یا دوران کنونی، دورانی است که می توانست عناوینی چون عصر مدرن و عصر نوین را بر سینه خود سنجاق کند؛ اما هنوز با این عناوین فاصله دارد و شاید بهتر باشد آنرا «عصر پساتحول» نامگذاری نماییم. دورانی که از ظرفیت ها و فرصت های آن بطور کامل استفاده نشد تا برای دستیابی به عصر مدرن نیازمند تحولاتی دیگر همچون تکمیل سیستم شاغلین و بهبود تبادل اطلاعات با نهادهای قانونی و سایر صندوق های مرتبط باشیم.
منبع: khatoonyar.ir
این مطلب را می پسندید؟
(1)
(0)
تازه ترین مطالب مرتبط
نظرات بینندگان در مورد این مطلب